Beistellungen – was der Auftraggeber zum Projekterfolg beisteuert

Im Zuge der meisten IT-Projekten wird die Entwicklung neuer bzw. die Anpassung bestehender Software nicht durch die Organisation der späteren Anwender durchgeführt, sondern Dienstleister zur Durchführung der Änderungen beauftragt. Häufig findet man hierbei die Erwartungshaltung des Auftraggebers, dass es mit Abschluss der Verhandlungen mit den anbietenden Dienstleistern und der Beauftragung des ausgewählten Auftragnehmers mehr oder weniger getan ist.

Worum handelt es sich bei solchen „Beistellungen“? In der Regel geht es dabei um die Zuarbeit des Auftraggebers zu Fachkonzepten und Spezifikationen, den Review und die Abnahme dieser Konzepte, Bereitstellung von Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebungen, den Anwendertest und die Abnahme der zur Verfügung gestellten Lösung. Nicht selten geht es hier aber auch um das sogenannte „Cut Over“, also die Übergabe der Lösung in die Betriebsprozesse und allen damit verbundenen Aktivitäten: Sicherstellung der organisatorischen und prozessuale Reife der Fachbereiche, Schulungen der Endanwender, Vorbereitung und Durchführung der Produktivsetzung (bei der Anpassung von Bestandssoftware häufig mit der Transition laufender Betriebsprozesse verbunden).

„Beistellungen“ – also Leistungen, die der Auftraggeber zu leisten hat um dem Auftragnehmer die Erbringung seiner Dienstleistung zu ermöglichen – werden in der Vertriebsphase zumeist vom Auftraggeber aufgezeigt. Eine fundierte Aufwandsschätzung ist aus dessen Perspektive aber nur schwer möglich, wenn denn doch vorliegend ist eine solche sicherlich nicht valide. Denn es ist zu bedenken, dass die Darstellung notwendiger Beistellungen durch den Auftragnehmer als Bestandteil eines Angebots des Auftragnehmers naturgemäß immer „sehr optimistisch“ aussehen werden …

Nicht selten lässt sich daher insbesondere bei Projekten mit sehr komplexen Inhalten in Kombination mit langer Laufzeit und/oder restriktiver Terminvorgaben beobachten, dass es vermeintlich durch nicht termingerechte Beistellungen der durch den Auftraggeber notwendigen Leistungen zu Verzögerungen im Projekt, möglicherweise gar zur Projektkrise kommt. Woran liegt das? Ein Blick auf bisherige Projektreviews  und  Health Checks zeigt hierzu einige häufige Tendenzen:

  • Erwartungshaltung seitens des Auftraggebers, dass der beauftragte Dienstleister für eine vollständige Integration der IT-Lösung in bestehende oder neue Geschäftsprozesse vornimmt. Der Auftragnehmer interpretiert seinen Auftrag geringer bzw. verfügt nicht über ausreichende Prozesskompetenz um notwendige Maßnahmen zur Integration der fertigen Lösung zu identifizieren.
  • Zu geringer Fokus auf der Steuerung der Erbringung notwendiger Beistellungen seitens des Auftraggebers (als schlichtes Ressourcen- bzw. Budgetproblem).
  • Unzureichende Abstimmung an der Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bzgl. des Umfangs der Abstimmungsleistung und der Terminplanung.
  • Mangelhafte Projektstrukturen, die eine durchgreifende Steuerung aller beteiligten Ressourcen bremst oder gar verhindert. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Ressourcen von Auftragnehmer und Auftraggeber unter einer gemeinsamen Leitung innerhalb einer Struktur agieren sollen.

Hierzu gibt es einige klare Handlungsempfehlungen, die sich in der Praxis komplexer IT-Projekte bewährt haben:

  • Statten Sie den Systemintegrator (den Auftragnehmer) mit entsprechender Steuerungskompetenz der Ressourcen des Auftraggebers aus und nehmen Sie diesen vertraglich auch für die Beistellungen des Auftraggebers in die Pflicht. Damit kann und muss der Auftragnehmer die Steuerung der Erbringung der Beistellungen des Auftragnehmers direkt einsteuern und hat so alle Fäden in der Hand. Dies funktioniert aber nur, wenn der Auftragnehmer sich erstens in der Rolle des Systemintegrators sieht und zweitens entsprechende Erfahrungen und Kompetenzen hierfür mitbringt.
  • Ist dies nicht der Fall, ist von einer gemeinsamen Projektmannschaft unter einer Steuerung dringend abzuraten. Dann sollte analog zum Projekt des Auftragnehmers ein Projekt beim Auftraggeber aufgesetzt werden, dessen Inhalt es ist, die benötigten Beistellungen des für den Auftragnehmer zu ermitteln und deren Umsetzung zu organisieren und zu steuern. Wichtig ist hier die Synchronisation der Terminplanung an den Schnittstellen zwischen den beiden Projekten bei Auftragnehmer und Auftraggeber.
  • In jedem Falle bedarf es einer integrierten Steuerung der Aktivitäten des Auftragnehmers und des Auftraggebers. Diese manifestiert sich in einem gemeineinsamen, übergreifenden Steuerungsgremium. Dabei spielt es keine Rolle, ob es ein gemeinsames Projekt gibt (in dem die Ressourcen des Auftragnehmers gemeinsam mit denen des Auftraggebers eingebunden sind) oder ob die Leistungserbringungen in zwei synchronisierten Projekten (eines je Auftragnehmer und Auftraggeber) ablaufen: beide Perspektiven berichten in einem gemeinsamen Lenkungskreis und werden von dort gesteuert.

Welcher Weg gewählt wird hängt neben wirtschaftlichen Rahmenbedingungen im hohen Masse auch von der Unternehmenskultur des Auftraggebers ab. In jedem Falle ist der Schnittstelle zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber ein erhöhtes Interesse zu schenken, da sich diese in vielen Projekten der Vergangenheit als ein wesentlicher Erfolgsfaktor für IT-Projekte dargestellt hat. Gehen Sie dieses Thema daher mit entsprechender Fokussierung an, überlassen Sie die Steuerung an dieser Stelle nicht dem Auftragnehmer. Denn im Zweifelsfalle kennt nur der Auftraggeber die richtigen Parameter, die er zu Integration der zu erstellenden Lösung in seine eigenen Geschäftsbereiche benötigt!

Behalten Sie die Kontrolle über die termingerechte Beistellung notwendiger Leistungen und schaffen Sie damit die Voraussetzungen, dass Ihr Dienstleister liefert wie Sie es erwarten!

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