Multiprojektmanagement – Mehrwert schaffen für die Akzeptanz!

Im abklingenden Jahr durfte ich einen Kunden bei der Implementierung seines Multiprojektmanagement-Reportings unterstützen. Das PMO eines global operierenden Unternehmens mit langlaufenden Projekten mit sehr hohem Budget erstellt in regelmäßigen Abständen ein Bericht über den Status der Projekte und legt diesen dem Senior Management vor. Primär ging es bei meiner Unterstützung um die Aufnahme der Anforderungen – es blieb nicht aus, einen Blick auf die bereits definierten und verwendeten Berichte zu werfen….

Was mir anschließend dazu durch den Kopf ging:

• Multiprojektmanagement sollte über klare und eindeutige KPIs den Status der Projekte vergleichbar machen. Die Kennzahlen sollten von „jedermann“ lesbar sein, also auch von Nicht-Projektleitern. Eine Meilenstein-Trendanalyse oder gar eine Earned Value Analyse können hilfreich sein, sind aber nicht von jedermann lesbar. Hier bedarf es einer gewissen Vorbereitung bzw. der entsprechenden Rahmenbedingungen: Projektmanagement-Reifegrad der Adressaten, vor allem aber der notwendigen Voraussetzungen in der Projektplanung und –steuerung (z.B. Fortschrittsgradmessung). Hier ist nicht alles gangbar und pragmatisch anwendbar bzw. führt nicht immer zu belastbarem Zahlenmaterial. Und da die Performanz einzelner Projekte miteinander verglichen wird, ist hier Vorsicht geboten: es sollte nur gezeigt werden, was 100% valide ist.

• Die Perspektive alle Beteiligten – also Upper Management, Führungskräfte der zweiten und/oder der dritten Ebene wie vor allem die Projektleiter müssen berücksichtigt werden. Oftmals hat jede dieser Gruppen ganz andere Anforderungen bzw. Probleme, welche sich in den Kennzahlen wiederfinden müssen. Das ist zwingend notwendig, wenn die Kennzahlen tatsächlich zur Steuerung aus der jeweiligen Perspektive beitragen sollen. Das bedeutet auch, dass bei bzw. vor der Definition alle beteiligten Perspektiven angehört werden müssen – ein Entwurf der KPI „am grünen Tisch“ wird nicht zum Erfolg führen.

• Als Konsequenz aus den beiden ersten Punkten ergibt sich das wichtigste Erfolgskriterium für Einführung und Akzeptanz eines Multiprojektmanagement: alle Beteiligten müssen ihre jeweilige Perspektive in den Kennzahlen einfach und deutlich wiederfinden können. So ist sichergestellt, dass die notwendige Zuarbeit durch die Projekte erfolgt (welche das Multiprojektmanagement als „ihr Sprachrohr nach oben“ verwenden können), und das Management aus den Zahlen konkreten Input für Ihre Entscheidungen erhalten.

Also:
• Mehrwert für alle Beteiligten
• Einfach lesbar
• Valide

In keinem Fall ein Thema, was ausschließlich Top down eingeführt werden sollte. Sicherlich bedarf es „von oben“ einer eindeutigen Nachfrage, aber alle Anforderungen sollten eingeholt und alle Beteiligten damit abgeholt werden!