Mit strukturiertem Projektmanagement die volatilen Anforderungen an die IT der Energieversorger meistern

Die Energieversorgungsbranche ist im Umbruch. Dies ist keine neue Erkenntnis, denn seit Beginn der Regulierung des Marktes nehmen die Vorgaben der Regulierungsbehörde kontinuierlich zu und sind bei vielen Unternehmen bereits zum regelmäßigen Alltag geworden. Die andauernde Konkretisierung gesetzlicher Vorgaben mit immer kürzer werdenden Umsetzungsfristen sorgen dafür, dass die gesamte Branche in einen nicht abreißen wollende Kette von Projekten geraten ist: ein Projekt folgt dem anderen, in dessen Umsetzung kontinuierlich Prozesse, Organisation und IT angepasst werden müssen – für innovative Veränderungen bleibt keine oder zu wenig Zeit, die notwendigen Ressourcen stehen nicht ausreichend zur Verfügung.

Doch auch diese angespannte und herausfordernde Situation bietet an einigen Stellen echte Chancen, aus den aktuellen Rahmenbedingungeneinen Vorsprung zu generieren, den Sie anschließend nutzen können, um daraus Innovationen und Marktvorteile zu schaffen:

Die vorgegebenen Zyklen der Bundesnetzagentur

  • Die durch die Bundesnetzagentur vorgegebenen Fristen zur Umsetzung bewegen sich in einem festen Rhythmus, in der Regel zum 01.04. und 01.10. des Jahres. Einerseits ein sehr enges Zeitfenster für die notwendigen Anpassungen, aber auch berechenbar und damit strukturiert planbar. Die Releasezyklen für Veränderungen sind damit fest vorgegeben – und können strukturiert beplant und in der Umsetzung gesteuert werden.

Zumeist ähnliche Projektinhalte

  • Viele Inhalte ähneln sich und können in wiederkehrenden Vorgehensweisen abgearbeitet werden. Für die Umsetzung von Formatanpassungen oder prozessualen Vorgaben wie WiM oder MABIS lassen sich die Abläufe zur Umsetzung standardisieren. Selbst die notwendigen Experten sind oftmals immer wieder identisch – erprobte Abläufe und Teams können so zu Standardprojekte zusammengefasst werden. Die Rüstzeit und das Ressourcenmanagement lässt sich so auf ein Minimum reduzieren, die Reaktionszeit auf kurzfristige Vorgaben wird erheblich reduziert.

Es braucht fast immer die bekannten Schlüsselreserven

  • So wie es häufig ähnliche Themen sind, so benötigt man häufig auch immer die „einschlägig bekannten“ Ressourcen zur Realisierung. Diese Experten sind dann aber zumeist auch zu einem hohen Grad in das Tagesgeschehen eingebunden. Doch die Experten sind identifiziert – deren Auslastung ist messbar, damit kann gezielt auf Wissenstransfer und fachliche Multiplikation fokussiert werden. Nutzen Sie diese Erkenntnis und bauen Sie gezielt Personal aus oder auf, um Ihr Team an den „Brennpunkten“  ganz gezielt und punktuell zu verstärken.

Die Umsetzung zieht Spuren im Betrieb nach sich

  • Die durch die Bundesnetzagentur oftmals sehr engen Zeitfenster zur Realisierung der Vorgaben haben oft zur Folge, dass nicht ausreichend Zeit zur nachhaltigen Qualitätssicherung der Veränderungen zur Verfügung steht. In der Folge kommt es dann immer wieder zu den bekannten Problemen im Betrieb: Aufwändige und damit teure manuelle Korrekturen werden notwendig bis hin zu Störungen im Abrechnungsprozess. Diese Probleme haben oftmals unerfreuliche Auswirkungen auf Kundenzufriedenheit und die Ertragssituation des Unternehmens. Doch zumeist sind es immer Fokusthemen, an denen immer ähnliche Probleme entstehen. Dies bietet die Möglichkeit, durch den Aufbau einer gezielten Qualitätssicherung auch in engen Zeitfenstern kritische Punkte in ihrer Qualität zu sichern.

Es trifft nicht nur ein Unternehmen

  • Nicht nur das regulatorische Unbundling der letzten Jahre hat dazu geführt, das ehemals integrierte Unternehmen mittlerweile aus einem Konzerngeflecht an spezialisierten Servicegesellschaften bestehen. Neben klaren Strukturen bewirkt dies aber auch, dass hier bei übergreifenden Veränderungen eine komplexe Interessenlage zum Tragen kommt. Um übergreifende Vorgaben dennoch fristgerecht umsetzen zu können, können diese übergreifend und unter Berücksichtigung der Gesamtinteressen gesteuert werden. So ist man kein Einzelkämpfer unter Freunden sondern zieht an einem übergeordneten, gemeinsamen Strang.

Spontanität mit Ansage

  • Der Regulator ist nicht unberechenbar, Anforderungen und Vorgaben kommen nicht unvorhergesehen. Tendenzen und strategische Ausrichtung lassen sich oftmals bereits lange im Voraus erkennen. Lassen sich diese erkennen und lesen, bieten sie die Möglichkeit, auch mittelfristig eine strategische Vorausplanung der anstehenden „Pflicht“-Projekte vorzunehmen. Kombiniert man diese mit den unternehmensindividuellen Vorgaben, lässt sich einfach Marktvorsprung und Ertragssteigerung generieren.

 

Die Analogie dieser Merkmale kennt sicherlich jeder, der in der Energieversorgungsbranche tätig ist. Klingt diese zuerst nach einem nicht enden wollenden Fluch, so zeigt sie zugleich einen möglichen Ansatzpunkt auf, derselben Herr zu werden: eine übergreifende und langfristige Steuerung der Aktivitäten zur Realisierung der geforderten Veränderung kann dazu führen, dass Ressourcen besser (ggf. überhaupt?) verplant werden können, sich Zusammenhänge zeigen die es lohnt miteinander zu verzahnen. Besonders wichtig ist ein strukturiertes Releasemanagement was es ermöglicht, in mittelfristig geplanten Zyklen alle weiteren Aktivitäten „drumherum zu planen“.

Das Ergebnis einer solchen übergeordneten Sicht ist es, dass Projekte koordinierter und damit effizienter ablaufen – und Ihrem Unternehmen ggf. den Spielraum zurück geben, der notwendig ist Innovationen zu entwickeln und sich den immer notwendiger werdenden Vorsprung auf dem Markt zu verschaffen. Mögliche Strukturen hierzu kann ein übergreifendes und strategisches Projektmanagement bieten: an zentraler Stelle laufen alle Informationen zu allen aktuellen und anstehenden Projekten zusammen – wie in einem Orchester wird hier koordiniert, wer wann welche „Geige spielt“, wie laut und in welchen Takt er dies tut.

Aber Vorsicht! Nur zu gerne wird hier „überstrukturiert“ – und damit möglicher Mehrwert zunichte gemacht. Einführung und Umsetzung eines übergeordneten Projektmanagements bedarf einer behutsamen und bedachten Vorgehensweise, um alle Schlüsselbeteiligten „ins Boot zu holen“ und zu überzeugen – hier kann durchaus Pragmatismus  erforderlich sein, um den richtigen Weg zwischen möglichst geringen Aufwand aller Beteiligten, aber größtmöglichen Nutzen und Akzeptanz zu erreichen.

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