Der Auftraggeber steuert das Projekt

Bei der Einführung neuer oder Veränderung bestehender Geschäftsprozesse und dahinterliegender IT-Systeme ist es in vielen Projekten üblich, dass zumindest die Ausprägung der IT-Systeme vollständig oder in Teilen durch externe Dienstleister durchgeführt werden. Je nach Konstellation kann diese Vorgehensweise erhebliche Vorteile hinsichtlich der Kosten sowie der eigenen Kapazitäten bringen.

Insbesondere bei komplexen Projekten (sei es nun aus inhaltlicher Sicht oder bezüglich der Tragweite der Auswirkungen in den betroffenem Unternehmen) kann hier ein großer Hebel liegen, um die Erfolgschancen wie auch Laufzeiten und Kosten eines Projekts maßgeblich zu optimieren. Doch wie bei einer klassischen Geldanlage haben Sie auch hier den Effekt: hohes Potential an Verbesserungsmöglichkeiten geht einher mit einem hohen Potential für Störfaktoren. in unseren Projekten und insbesondere bei durchgeführten Health Checks (siehe auch hier) entpuppt sich die Schnittstelle zwischen internen Auftraggeber („dem Projekt“) und dem externen Dienstleister als Störfaktor für einen optimalen Projektablauf.

Auf Basis unserer Erfahrungen können wir einige wesentliche Punkte benennen, die zur Einsteuerung externer Zuarbeit in einem Projekt beachtet werden sollten (aber häufig leider zu wenig Umsetzung finden):

  • Anforderungen an die extern umzusetzende Veränderungen (an bestehende oder neue IT-Systeme) eindeutig und möglichst umfangreich und vollständig formulieren, so dass es bei der Erstellung der technischen Umsetzungskonzepte bzw. bei der Realisierung möglichst keinen Interpretationsspielraum gibt
  • bei der Formulierung der Anforderungen auf ganzheitliche Prozessabläufe eingehen, sodass Schnittstellen innerhalb der betroffenen IT-Systeme bzw. zu umliegenden IT-Systemen im Fokus der Betrachtung liegen, und im weiteren Verlauf (bei technischen Konzept und Umsetzung) berücksichtigt werden müssen
  • Anforderungen möglichst als User Stories formulieren. Diese „Geschichten“ haben einen ganzheitlichen Aspekt, spiegeln immer eine Prozesssicht wieder und bilden eine Grundlage für spätere Testfälle (siehe auch hier)
  • Eindeutige strategische Vorgaben machen. Nur mit deutlich formulierten Projektzielen und transparenten Vorgaben und Entscheidungen, stringent orientiert an der strategischen Ausrichtung des Projekts machen für alle Beteiligten die „Leitplanken“ deutlich, in dem sich die Anforderungen sowie die spätere Lösung bewegen wird
  • Steuern Sie das Projekt anhand der Ihrer Anforderungen – richten Sie die Planung aller Aktivitäten sowie Test und Abnahme (insbesondere der Ergebnisse externer Dienstleister) an Ihren Anforderungen aus. Als zentrales Element kann hier eine Anforderungsmatrix eingesetzt wird, entlang der sich die Umsetzung sowie Testaktivitäten ausrichten lassen. Mit dem permanenten Fokus auf Ihre Anforderungen vermeiden Sie den häufigen Effekt, dass im Projektverlauf durch die Konzentration auf technische Begebenheiten und Details die detaillierte Berücksichtigung und Umsetzung Ihrer Anforderungen in den Hintergrund gerät. Oftmals geraten so die anfänglich definierten Anforderungen und Zielstellungen aus dem Gesichtsfeld aller Beteiligten, der Leistungsumfang des Projekts beginnt sich dann zu verselbstständigen. Eine konsequente Ausrichtung aller Maßnahmen auf eine Anforderungsmatrix steuert hier entgegen – macht aber auch deutlich, wie entscheidend eine detaillierte, konsistente und möglichst detaillierte Dokumentation Ihrer Anforderungen für ein IT-Projekt ist
  • Definieren Sie möglichst detaillierte Test- und Abnahmeszenarien BEVOR Sie eine Beauftragung an externe Dienstleister vornehmen, idealerweise auf Basis der zuvor formulierten Anforderungen. Somit grenzen Sie den Leistungsumfang für den Dienstleister vorn Beginn an entsprechend ein, auch die internen Teile Ihres Projekts bekommen eine Richtschnur, an der sich die später durch den Dienstleiter abzuliefernden Bestandteile orientieren. idealerweise formulieren Sie funktionale wie auch nicht-funktionale Testfälle auf Basis von User Stories vor, das hilft dem Dienstleister  bei der Umsetzung da ein sehr konkreter Fokus vorgegeben ist und wenig Spielraum für eigenen Interpretation vorliegt. Insbesondere bei externer Vergabe auf Basis von Time & Material grenzen Sie somit den Leistungsumfang konkret ein, sodass ein „Davongallopieren“ des Scopes vermieden wird bzw. durch den Rückgriff auf die Anforderungen und Testfälle als Ausgangsbasis für eine Beauftragung revidiert werden kann
  • Überlassen Sie die Detailplanung der Aktivitäten nicht vollständig dem Dienstleister. Im Extremfall nennt Ihnen dieser einen Liefertermin für seine Dienstleistung, auf den Sie sich dann verlassen können. Vereinbaren Sie eine transparente Planung des Dienstleisters, definieren Sie engmaschige Time- und Qualitygates, zu denen Sie den Eindruck eines Projektfortschritts im Sinne der gesteckten Terminkette sowie des vorhandenen Budgets und der geforderten Qualität erhalten

Sprechen Sie uns an, wir helfen gerne bei der Ausprägung oder Optimierung der Schnittstellen von Demand & Supply in Ihren Projekten.