Das leidige Thema „Lessons Learned“

Das IT-Projekt neigt sich dem Ende, die Lieferung der Ergebnisse steht kurz bevor…. dann noch schnell aufräumen und ab ins nächste Projekt, was schon bereit steht. Was dabei oftmals in der Eile unter den Tisch fällt: einen Moment anhalten und reflektieren: wie ist das Projekt gelaufen, was haben wir gemacht, was wurde erreicht, entspricht das den gesetzten Zielen und Erwartungen, wie haben wir es gemacht – Fragen für den klassischen „Lessons Learned“-Prozess. Was aber noch viel wichtiger daran ist: machen wir beim nächsten Projekt etwas anders? An welchen Stellen sollten wir optimieren? Was können und sollten wir in den kommenden Projekten optimieren, damit es „beim nächsten Mal“ wieder so gut oder gar besser läuft?

Oftmals ist der Mehrwert eines Lessons Learned am Ende des Projekts weder der Projektleitung noch dem Projektteam klar – was soll man sich, wenn alles bereits geliefert ist – nun noch einmal zusammensetzen um zu betrachten, was ggf. nicht ganz so optimal gelaufen ist? Oder viel schlimmer noch – da ist doch in unserem Unternehmen doch nur „Dreckwäscherei“ und Schuldzuweisung für geschehene Fehler zu erwarten ….

Verwunderlich, dass dieses Thema selbst in der Fachliteratur häufig zu kurz kommt. Die einschlägigen Standardwerke der GPM beispielsweise erwähnen die Thematik, bieten aber weder methodische Hilfestellung noch postulieren Sie Notwendigkeit oder gar Mehrwert einer derartigen reflektiven Maßnahme. Dabei bieten die beiden gängigen methodischen Ansätze eine große Chance für das einzelne Projekt sowie einem übergeordneten Projektmanagement. Insbesondere das kontinuierliche Lessons Learned – ein paar Minuten gemeinsame Reflektion im Zuge eines regelmäßigen Projektmeetings, alle paar Wochen eingestreut, zeigt dem Projektleiter wie dem Team zeitnah Potential, an welchen Stellen methodisch optimiert, Gefahren minimiert und der Projekterfolg gefestigt werden soll. In einem kurzen Brainstorming lassen sich schnell „Schmerzpunkte“ des Teams auffangen und gemeinsam Lösungsmöglichkeiten erarbeiten, die der Projektleiter als Aufgaben mitnimmt. Zügig umgesetzte Maßnahmen können der Projektleitung und dem gesamten Projekt damit kurzfristig die vielbeschworenen Quickwins bringen.

Ein weiterer Ansatz – die retrospektive Sicht auf das gerade im Abschluss befindliche Projekt bildet wichtigen Startpunkt und Indikator für das übergeordnete Projektmanagement. Gerade in Unternehmen in denen die ersten Schritte zu einem übergeordneten PM und PMO gegangen werden empfehle ich, Lessons Learned als ersten Schritt zu nutzen, um zu identifizieren wo es in den Projekten stockt. Oftmals findet man hier schnell Analogien zwischen den einzelnen Projekten welche einen Startpunkt für methodische Weiterentwicklung der übergeordneten Methodik bieten. Kennt man die „Schmerzpunkte“ der Projekte, kann man hier aus übergeordneter Sicht schnell Veränderungen und Mehrwert für die operative Projektebene schaffen – damit kann Lessons Learned einen wichtigen Beitrag zum Projektmanagement im generellen und einem PMO im Speziellen schaffen.

Abschließend sei noch ein weiterer Aspekt erwähnt, den das Thema mit sich bringt: Lessons Learned schafft Transparenz! Neben den eigentlichen Projektergebnissen bietet sich hier eine gute Möglichkeit, eine interne Sicht der Projekte möglichst kompakt dokumentiert in das Management des Unternehmens zu tragen. So bietet es sich an, regelmäßige Sprechzeiten in den Führungsgremien des Unternehmens zu nutzen, um über eine kompakte Darstellung der Lessons Learned-Ergebnisse dem Management zu zeigen, welche methodischen (oder auch technischen) Erkenntnisse man gewonnen hat wo es möglicherweise Handlungsbedarf (auch bzw. insbesondere für das Management) gibt. Aus der Sicht eines übergeordneten Projektmanagements, eines PMO, ergibt sich damit eine sehr einfach und zügig implementierbare Möglichkeit, ein „Sprachrohr“ aus den Projekten in das Management zu bilden – getreu dem Motto „tue Gutes und sprich darüber“ die Visibility der einzelnen Projekte und Fokusthemen zu erhöhen und so dem Projektbeteiligten nachhaltigen Mehrwert (und damit Akzeptanz) zu bringen.

Fazit: richtig aufgesetzt ist das Thema Lessons Learned keine „Zeitverschwendung am Projektende“ sondern vielmehr ein – meines Erachtens unterbewertetes – Werkzeug, für ein besseres und erfolgreicheres Projektmanagement zu sorgen …. mit Mehrwert für alle Beteiligten!