Auftraggeber und Sponsor gesucht

Es ist allgemeiner Konsens aus den Erfahrungen im Projektmanagement: die Steuerung von IT-Projekten gewinnt mit zunehmender Größe und Komplexität des Projekts an Stellenwert als Erfolgsfaktor für das Gelingen des Vorhabens. Handelt es sich dabei zudem um ein Projekt mit strategischer Tragweite, ist in der Regel neben den methodischen Skills zudem auch ein gehöriges Maß an politischer Feinfühligkeit von der Projektleitung gefragt. Anderenfalls kann es schnell zu Verstimmungen führen, wenn die Projektleitung der für das Management der Trägerorganisation zumeist sehr sichtbaren Projekte die internen Auftraggeber und Sponsoren nicht ausreichend einbindet, nicht oder gar falsch informiert.

Gerade für ein Unternehmen strategisch wichtige Projekte benötigen einen im Unternehmen möglichst prominenten bzw. „hoch platzierten“ Auftraggeber, ggf. erweitert um ebenso prominenten Sponsoren. Denn ein an der richtigen Stelle platzierter Auftraggeber bildet einen wesentlichen Erfolgsfaktor für strategische Projekte: er muss insbesondere auf der politischen Ebene in den Entscheidungsstrukturen des Unternehmens die Interessen für das Projekt wahren, und hier „die Fahne hoch halten“. Also neben der Kommunikation der aktuellen Situation des Projekts vor allen dessen Zielsetzungen und möglichen Benefits für das Gesamtunternehmen kommunizieren. Hat Ihr Projekt hier keinen starken und engagierten Verfechter, kann es schnell passieren, dass die gute Projektidee und/oder der immense Benefit schnell in Vergessenheit gerät und das Projekt an notwendiger Priorisierung oder gar an Visibilität verliert.

Um sicher zu stellen, dass Ihr Projekt auch auf der politischen Bühne gebührend vertreten ist (und damit eine wichtige Voraussetzung für den Projekterfolg geschaffen ist), ergeben sich einige Maßnahmen, die man als Projektleiter strategischer Projekte beherzigen sollte:

  • bereits bei der Initiierung des Projekts sollte darauf geachtet werden, dass die Beauftragung des Projekts entsprechend der strategischen Tragweite erfolgt. Geht es zum Beispiel um eine Prozessharmonisierung, welche die Arbeitsweise des gesamten Unternehmens verändern wird und als Benefit hohe Ersparnisse mit sich bringen wird, so sollte die Beauftragung z.B. direkt aus der Unternehmensführung erfolgen. Die dadurch bedingte Zusammensetzung der Berichterstattung und z.B. des Lenkungsausschusses bietet dann eine weitreichende Plattform um über Statusinformationen, Entscheidungsvorlagen etc. die richtige Tragweite und notwendige Visibilität für das Projekt zu schaffen (siehe auch diesen Beitrag zum Lenkungskreis)
  • Sinnvoll ist auch, den finanziellen Träger des Projekts entsprechend prominent auszuwählen. gerade bei strategischen Projekten muss es sich hierbei nicht auch um den Auftraggeber handeln: während letzteres aufgrund der Tragweite aus der Unternehmensführung kommen sollte, so kommt der Sponsor (der Kreis der Kostenträger) zumeist aus dem Bereich, für den das Projekt den größten Benefit erzielen wird. Es kann sein, dass hierbei nur bestimmte Unternehmensbereiche als Geldgeber in Frage kommen. Diese sollten Sie durch Benennung von Sponsoren gebührend in die Entscheidungswege des Projekts einbringen. Können Sie hier weitere, prominente und starke Führungskräfte gewinnen so haben Sie weitere Multiplikatoren für Ihre Projektziele, die sich auf Unternehmensebene stark machen können
  • Überlegen Sie, wer in Ihrem Unternehmen die treibenden Kräfte sind. Versuchen Sie, genau diese treibenden und zumeist prominenten Personen für Ihr Projekt „vor den Karren“ zu spannen. Versuchen Sie eben diese „Richtungsvorgeber“ und Stimmungsmacher (z.B. Geschäftsführer, Vorstände, Bereichsleiter) als Auftraggeber oder Sponsor zu gewinnen. Binden Sie diese Personen anschließend aktiv in Ihre Kommunikations- und Marketingmaßnahmen ein. Über diese Multiplikatoren können Sie ein präsentes und nachhaltiges Stimmungsbild für Ihr Projekt schaffen – was je nach Tragweite und strategischer Relevanz ein maßgeblicher Erfolgsfaktor für ihren Projekterfolg darstellen wird